[日本語版は下記です。]
Job Description: Clinical Intake and Office Coordinator
About Us:
Since 1973 TELL has been a leader as a not-for-profit organization with the mission to provide world-class, effective support and counseling services to Japan’s international community, as well as helping to address the country’s growing mental health care needs. TELL is seeking to meet the needs of our community by hiring a passionate, focused, and motivated individual to join our Clinical team as a Clinical Intake and Office Coordinator.
Position Overview:
Job Title: Clinical Intake and Office Coordinator
Location: Wesley Center 2F, 6-10-11 Minami Aoyama, Tokyo, Japan
Employment Type: Non-Permanent (Renewal is decided by mutual agreement) Full-time
Hours of Work: 40 hours per week (5 working days per week with a minimum of 4 days in the office per week). Additional work outside of these hours may be required to meet job requirements. Flexible working arrangements available
Start Date: May 2025
Reporting to: Clinical Director
Job Summary/ Purpose:
The Clinical Intake and Office Coordinator (IOC) is responsible for managing and organizing the overall administrative functions of the Intake and client coordination system necessary to support the TELL Counseling (TC) operation.
Principle Functions:
The IOC is responsible for managing and processing all Tokyo client referrals, maintaining communications and relationships with referral sources, and working closely with our clinicians and the administrative team regarding all referral-related matters. The IOC will support in-person clinicians and clients, ensuring the office space is well-kept and attended to. The IOC will need to be a compassionate and balanced individual, who is willing to support prospective and current clients in all psychological states in need of support.
Responsibilities:
- Uphold confidentiality of all client in accordance to HIPAA standards
- Enter, review, and process prospective clients into TC system
- Provide professional and timely support through email and phone calls to prospective client, current clients and clinicians
- Support clients and clinicians through internal transfers
- Learn and carry out client payment types and policies through the intake process
- Ensure Tokyo intake system, all related data and files are organised and up to date
- Maintain efficient communications and professional relationships with referral sources
- Onboard new clinicians and update related materials
- Proactively maintain consistent communication with the Clinical Director and Clinic Administrative Team
- Collect monthly stats about intake system
- Assist with additional administrative functions to support TC operations as necessary including partake in intake related policy improvements.
- Provide logistical coordination and oversight of the Tokyo Office
- Ensure all therapy rooms are comfortable, prepared, and fully stocked for clinicians and clients
- Actively participate or lead in team meetings
Required Qualifications:
- Bilingual Japanese and English (fluent reading, writing and speaking)
- Computer proficiency (including Google Workspace & Microsoft Office)
- Experience at interacting on a professional level with a wide range of people and organizations
- Maintaining composure under pressure while maintaining empathy for clients matters
- Strong customer service acumen and respect for client confidentiality
- Excellent organizational and communication skills
- Detail oriented and efficient
- Embrace diversity with compassion and respect
※Candidate should have a valid work permission in Japan
What TELL could offer to you:
- Meaningful Impact: Contribute to a cause that truly matters by actively participating in mental health advocacy and making a positive impact on the lives of individuals and communities.
- Flexible work environment and professional growth: Engage in continuous learning and professional development opportunities while enjoying a flexible work environment.
- Community Engagement: Be part of a vibrant and diverse community that actively engages with various stakeholders, including community organizations, corporate partners, and individuals passionate about mental health.
- Paid Annual Leave, Vacation days
- Social & Employment insurance
Ideal Candidate for the Position:
- At least 3 years of experience working in a fast-paced office environment
- Previous experience in a clinical or medical setting preferred
Interested candidates should send a CV or Resume to:
Clinical Director, Billy Cleary, [email protected]
Clinical Manager, Jenny Hernandez, [email protected]
Clinical Assistant, Jesse Chen, [email protected]
職務内容：クリニック受付および事務コーディネーター
TELLについて：
1973年以来、TELLは、日本の国際コミュニティに世界トップクラスの効果的な支援とカウンセリングサービスを提供し、また、高まるメンタルヘルスケアのニーズへの対応を支援するという使命を持つ非営利組織のリーダー的存在となっています。TELLは、情熱的で、集中力があり、やる気に満ちた人材を臨床チームの一員として迎え入れ、コミュニティのニーズに応えていきたいと考えています。クリニック受付および事務コーディネーターとしてご活躍いただける方を募集しています。
勤務条件概要：職名：クリニック受付および事務コーディネーター
勤務地：東京都港区南青山6-10-11 ウェスレーセンター2F
雇用形態：フルタイム契約社員（更新は双方合意の上決定）
勤務時間: 週40時間勤務（週5日勤務、週4日以上上記TELLオフィスへの出社が必要となります）。業務遂行上、時間外労働が発生する場合があります。フレックス勤務制度あり
勤務開始日：2025年5月
レポート先：臨床ディレクター
職務概要/目的：
クリニック受付および事務コーディネーターは、TELLカウンセリング（TC）の業務をサポートするために必要な受付およびクライアント調整システムの管理と組織化を担当します。
主な職務：
臨床受付および事務コーディネーター(IOC）は、東京のクライアントからの紹介案件の管理と処理、紹介元との連絡との関係維持、紹介案件に関するすべての事項について臨床心理士および事務チームと緊密に連携する責任を負います。また、対面式の臨床心理士やクライアントをサポートし、クリニックが常に清潔に保たれ、きちんと管理されていることを確認します。 また、IOCは、支援を必要としているあらゆる心理状態にある見込み客や既存のクライアントをサポートする意欲と思いやりがあり、バランスのとれた人物であることが求められます。
職務内容：
- HIPAA基準に従い、すべてのクライアントの秘密の厳守
- 見込み客のTCシステムへの登録、確認、処理
- 主にEメール、場合によっては電話で、見込み客、現行顧客、臨床医に迅速かつプロフェッショナルなサポートの提供
- 社内転送を通じて顧客と臨床医のサポート
- 受付プロセスの支払い方法やポリシーを学び、実行する
- 東京受付システム、関連データおよびファイルがすべて整理され、最新の状態であることの確認
- 紹介元との効率的なコミュニケーションと専門的関係の維持
- 新規の臨床医の受け入れと関連資料の更新
- 臨床ディレクターおよびクリニック管理チームとの一貫したコミュニケーションの積極的な維持
- 受付システムの月次統計の収集
- 必要に応じて、受付関連のポリシー改善、セラピールームの管理など、TCの業務をサポートするための作業を行う
- チームミーティングに積極的に参加または主導する
必要な資格：
- 日本語と英語のバイリンガル（読み書きおよび会話に堪能であること）
- コンピューター操作に精通していること（Google Workspace および Microsoft Office を含む）
- 幅広い人々や組織と専門的なレベルで交流した経験
- プレッシャー下でも冷静さを保ち、クライアントの問題に共感できること
- 優れた顧客サービス能力と、クライアントの機密保持に対する敬意
- 優れた組織力とコミュニケーション能力
- 細部まで注意が行き届き、効率的であること
- 思いやりと敬意を持って多様性を受け入れること
※応募にあたり日本での就労ビザが必要となります
TELLで働く事の魅力及び福利厚生：
- 社会貢献性:メンタルヘルス支援活動に積極的に参加し、プラスの影響を与えることで、個人や地域社会に貢献することができる。
- 柔軟な職場環境とキャリア成長の機会: 柔軟な職場環境で、継続的な学習と専門能力開発の機会を得ることができる。
- 地域社会への参加: 地域団体、企業パートナー、メンタルヘルスに熱心な個人など、さまざまなステークホルダーと積極的に関わる活気ある多様なコミュニティの一員となることができる。
- 年次有給休暇、その他会社指定の休業日有
- 社会保険完備
理想的な候補者：
- 少なくとも3年以上のペースの速いオフィス環境での勤務経験
- 臨床または医療現場での経験があれば尚可
ご興味のある方は、履歴書（英語）を下記までお送りください。
Clinical Director（Billy Cleary）宛て：[email protected]
Clinical Manager（Jenny Hernandez）宛て：[email protected]
Clinical Assistant（Jesse Chen）宛て：[email protected]